Es importante reconocer que el proceso y la dinámica de una reunión virtual es distinta a la que existe en una reunión presencial. Esto implica modificar ciertos criterios para aprovechar al máximo las reuniones y evitar cansancio y disminución de la participación.
Al momento de planificar una reunión también debemos
considerar la complejidad del tema (o de los temas) que se abordarán, la
cantidad de participantes, los recursos de los que disponen los participantes y
su experiencia.
Tanto si sos un organizador/a o participante de una reunión,
es aconsejable:
Antes de la reunión
v Chequear
que se cuenta con buena conectividad (la velocidad puede chequear-se desde
páginas como https://www.speedtest.net/es) Es recomendable una velocidad de 2.5
Mbps o superior.
v En
caso de ser posible, es aconsejable conectarse directamente al módem mediante
cable de red (no al wi-fi).
v Mantener
enchufada la computadora durante la reunión
v Elegir
un ambiente silencioso y con poca circulación de personas, también es
recomendable que le anticipes al resto de los integrantes de tu hogar que
entrarás en una reunión.
v Chequear
el buen funcionamiento del micrófono y la cámara. Se sugiere usar auriculares
(idealmente con micrófono incluido) para evitar acoples y ruidos externos
v Conectarse
con 5-10 minutos de anticipación al inicio de la reunión para preparar todo.
v Anticipar
siempre la duración de la reunión. Contemplar que mantener la atención en la
virtualidad suele ser más difícil, por lo que se recomienda que las reuniones
no tengan una duración de más de 1:30 - 2 horas.
v Para
quienes organizan, es conveniente preparar un temario de la reunión y estimar
cuánto tiempo se le otorgará a cada punto. Enviar el temario con anticipación a
todos/as los/as participantes
v Si
en la reunión participarán más de 10 personas, es recomendable tener dos moderadores,
uno principal y otro técnico. El principal es quien se ocupa de dar la palabra
y llevar adelante el temario, el técnico es quien ayuda a los participantes a
resolver problemas técnicos que puedan ir surgiendo (silenciar los micrófonos,
colaborar en el ingreso a la reunión, etc.).
v Acordar
con todos/as los/as participantes, antes del inicio de la reunión, las reglas
de la misma: pedido de palabra, cuáles temas se intercambian por chat, etc.
Tomarse 5 minutos para este punto en el inicio de la reunión.
Durante la reunión
v
Solicitar especialmente a los/as participantes
que no estén hablando, que mantengan sus micrófonos silenciados para evitar
ruidos ambientales.
v
Se sugiere mantener las cámaras siempre
encendidas ya que permite un seguimiento de la comprensión de la presentación.
v
Si hay problemas de conexión, es recomendable
que se apaguen los videos para primar el buen sonido.
v
Cerrar otras aplicaciones de la computadora,
para mejo-rar la conectividad y evitar distracciones. Se recomienda además suspender
la sincronización de archivos / carpetas (por ejemplo, de Drive, One drive,
Dropbox), y cerrar las pestañas del navegador que no estén siendo usadas.
v
Si falla la conexión doméstica o el wi-fi,
probar reiniciando el router. Una alternativa es conectarse desde el celular
con el paquete de datos.
v
En las intervenciones intentar ser lo más
acotado y claro posible, evitar repeticiones y articular con la exposición de
otros participantes
v
La mayoría de las plata-formas permite compartir
presentaciones o compartir pantalla. Una vez finalizada la reunión evaluar si
es necesario compartir la presentación por otras vías (correo electrónico,
drive, etc.) con la intención de incrementar el alcance de la reunión.
v
Utilizar el chat propio de la plataforma durante
la reunión para evitar atender a más de una aplicación (WhatsApp, por ejemplo).
v
Silenciar las notificaciones de la computadora y
del celular.
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